ボイドラ企画の運営、いろいろ大変ですよね。ファイルの提出を受け付けたり、タスク＝やるべきことを整理したり。もちろんコミュニケーションも大変です。
そんなあなたに、私の使っているツールをご紹介してみます。
circulatio aquaeを通じてノウハウも得たので、そのあたりも含めてご紹介。
Trello
まずはこれ。カンバンと呼ばれるツールの一種です。
タスク(＝やるべきこと)を付箋(ポストイットとか)に書き出して、未着手、作業中、完了済みのタスクをそれぞれの場所に貼り付ける、というツールを聞いたことある方はいらっしゃいますでしょうか。
元々はトヨタの生産管理ツールとして知られている「カンバン」ですが、最近はトヨタの枠を飛び越えてIT業界で色々と使われるようになってきました。
Trelloは、カンバンをWeb上で実現するツールです。PCからアクセスできるWeb版のほか、スマホアプリも提供されています。
無料利用ですと、個人用の枚数無制限(たぶん)＋1チームにつき10枚までのカンバンを自由に使えます。
サービス提供アドレスは https://trello.com/ です。
競合サービスには国産のBacklog(俺式ファンタジーあたりが使われていると思います)とかありますが、同人スケールで使うにはTrelloは無料なのがありがたい。
circulatio aquaeでメンバーに配布したTrelloの使い方マニュアルもアップしておきます。
Trelloのノウハウ
同人企画でTrelloを使うためのノウハウをまとめておきます。
○Trelloのリスト(未着手、作業中、完了済みなど)は自由に作れますが、一番左に「企画の基本情報」をまとめたリストを作っておくことをおすすめします。ここは基本的に移動しない前提で、最新情報をアップ。
○IT業界人とかでもない限りTrelloを使ったことある人は多くないはずなので、最初に使ってもらう段階ではダミーのタスクを皆さんに提供することをお勧めします。自由に編集してもらい、使い方を試してもらうためのタスクカードです。
○あまりに細分化するのはおすすめしませんが、提出に関しては全員分のカードを作ったほうがいいです。誰が提出済みで誰が未提出かわかります。
○Trelloにアップロードできるファイルサイズはたかが知れているので、Trelloへの提出は(特に音声については)お薦めしません。画像ならいけます。
Google Form
先ほどGoogle Formを叩いてみたら、「ファイルアップロード」を設定できるようになっていました。びっくり……！
circulatio aquaeでは使わなかったのですが、今後は使い道がありそうなので紹介しておきます。
Google Formは、だれでもアクセスできて書き込める＆結果をGoogle spreadsheetに保存できるフォームを提供するサービスです。
私もいろいろな企画で使っています。
ファイルのアップロード管理って意外とめんどくさいですよね。
皆さんにサーバアップしてもらうのか、企画側でアップローダを用意するのか、というのがなかなか面倒なんですが、Google Formを使うと企画運営側のGoogle driveにファイルを上げてもらうことができるようになります。
ただこの手段にはひとつ難点があって、Googleアカウントが全員必須になります。いまどきGoogleアカウントを持っていない人はさすがに少ないとは思うのですが、どうなんでしょうか……？
原理的にはGoogle FormとTrelloは連携できるはずです。ファイルをアップするとカードが自動的に移動する、って仕組みが作れるはず。
なんですが、コード書く必要があるはずで、しかも言語がGASというGoogle以外であんまり使えない言語だったりする……
Discord
ゲーマー向けチャットシステムとして、一部ではSkypeと似たような使われ方をしているようです。Steamと連携しているのかな……？
権限管理とかの仕組みが充実していて、1サークルで複数の企画を回しているときにもサーバ(って名前で、部屋をまとめたもの)を1つだけで済ませられるようになっています。Slackだとこのあたりが難しく、Skypeだと部屋が乱立してしまうので、まとめるには便利なツールです。
今後のHarmonie Chromatiqueの企画は交流システムをDiscordに移行予定。Trello等との連携もできそうで、楽しみです。